Para ter acesso ao conteúdo assinado pelo Portal de Periódicos a instituição que atende aos critérios deve informar seus dados por meio do sistema AdminIP (vide manual).

A indicação do administrador institucional que ficará responsável por atualizar os dados da instituição junto ao Portal de Periódicos deve ser formal, através de instrumento apropriado (geralmente ofício), expedido pelo dirigente máximo da instituição informando nome, CPF, e-mail e telefone de contato.

Indica-se que sejam sempre duas pessoas: uma da área de tecnologia da instituição e outra da área de biblioteca da instituição.

Após a indicação, este administrador institucional deve se cadastrar como usuário no Portal de Periódicos na seção MEU ESPAÇO.

Quando há mudança de administrador é necessário um novo documento (Ofício), contendo nome, CPF, e-mail, telefone de contato e o nome do substituído e seu CPF. Também é necessário que este novo administrador se cadastre no MEU ESPAÇO do Portal de Periódicos.