O acesso ao Portal é gratuito para os usuários, mas grande parte do conteúdo é assinado pela CAPES e disponibilizado às instituições participantes que atendam aos critérios de fomento à pesquisa e à pós-graduação stricto sensu definidos pela CAPES. O acesso ao conteúdo assinado deve ser realizado a partir de computadores ligados às redes das instituições participantes ou por elas autorizados, sem necessidade de cadastro ou informe de usuário e senha. Para acesso remoto, o acesso é identificado e cabe a instituição de ensino superior (IES) definir o serviço que será utilizado: por exemplo, CAFe, VPN ou proxy, de responsabilidade da própria instituição.
Usuários de instituições não participantes podem utilizar o conteúdo de acesso aberto e gratuito disponível no Portal de Periódicos da CAPES ou ainda se dirigir a instituições participantes para verificar as condições de uso e acesso disponíveis.