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Cómo dejar atrás esas reuniones eternas

2004; Harvard Business Publishing; Volume: 82; Issue: 6 Linguagem: Espanhol

0017-8012

Ana Cristina Bicharra García, Márcio Gomes Pinto García, John Junz, Martin R. Fischer,

Organizational Management and Innovation

?Que puede ser peor en el atareado dia a dia de un ejecutivo que una reunion de trabajo infructifera o demasiado larga? La sensacion de frustracion y perdida de tiempo es una constante en la vida de los dirigentes corporativos. Para mejorar la calidad y eficiencia de las reuniones, los autores desarrollaron un metodo basado en la Teoria de Juegos llamado VCG Agenda Planning. Este perfecciona la elaboracion de la pauta y propone un mecanismo que incentiva la discusion de los temas realmente importantes, imponiendo un costo (social o financiero) a quien se comporta de manera egoista. El metodo comprende tres pasos: El voto de los topicos a incluir en la pauta. Todos los participantes votan, de manera democratica y antes de la reunion, que topicos seran discutidos, cuales seran rechazados, y cuales transferidos a otra reunion con un grupo menor. La restauracion de los asuntos rechazados inicialmente. Despues de discutir los temas escogidos, el coordinador de la reunion invita a cada participante a rescatar algun item que no obtuvo votos suficientes para ser incluido en la pauta original y someterlo de nuevo a la atencion y votacion del grupo. Sin embargo, el individuo que vuelve a proponer un topico corre el riesgo de ser multado si en esta segunda fase nuevamente no se aprueba. Con ello se busca desincentivar actitudes meramente individualistas que no benefician al grupo como un todo. La ultima llamada para incorporar temas nuevos. Las personas que permanecieron en silencio en el segundo paso tienden a hablar en esta etapa, siempre que consideren que el valor del tema que proponen es mayor a la multa a la que eventualmente se exponen. Al aplicar este metodo en una empresa constructora de California, los autores constataron que no solo se redujo significativamente el tiempo destinado a las reuniones, sino que se logro tomar mas decisiones en la junta y ahorrar miles de dolares desperdiciados en reuniones poco constructivas.