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GESTÃO DOCUMENTAL: aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

2011; UNIVERSIDADE DE PASSO FUNDO; Volume: 5; Issue: 1 Linguagem: Português

10.5335/ser.v5i1.1780

1809-2802

Luiza Wioppiold Vitalis, Leonardo José Andriolo,

Business and Management Studies

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) e uma ferramenta da Gestao Documental, que faz parte da Gestao por Processos, sendo fundamental para a execucao das rotinas da empresa, atraves do mapeamento de suas atividades, contribuindo para que sejam alcancados os objetivos da organizacao. Atraves da TTD e possivel verificar os documentos gerados e quais deverao ser guardados em meio fisico (folhas arquivadas) e/ou em meio eletronico (digitalizacao). A tecnologia da informacao nesse momento ganha espaco com o Gerenciamento Eletronico de Documentos (GED) e os softwares especificos para digitalizacao. Nesse sentido, este trabalho tem por objetivo aplicar e propor melhorias a Tabela de Temporalidade de Documentos em um ambiente secretarial de uma organizacao. Para o desenvolvimento do trabalho e aplicacao dessa proposta, foi escolhido um setor de uma instituicao de ensino superior. O trabalho foi baseado em uma metodologia especifica para desenvolvimento e aplicacao de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), proposta por Paula (1995). Dos resultados encontrados, destacou-se a agilidade e praticidade na busca pela informacao dos usuarios do setor; eliminacao de documentos e pastas desnecessarias, o que so foi possivel com a aplicacao da TTD nos processos que o setor executa, melhorando a organizacao do espaco fisico. Pretende-se, com os resultados alcancados, implantar futuramente o GED, aproveitando todos os beneficios que as tabelas de temporalidade documental proporcionam, assim como a constante melhoria do processo de arquivamento.