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BIBTEX RIS

Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação

2007; Universidade Federal de Minas Gerais, Escola de Ciência da Informação; Volume: 12; Issue: 2 Linguagem: Português

10.1590/s1413-99362007000200017

1981-5344

Leandro Ribeiro Negreiros,

Education and Digital Technologies

Objetivou-se a elaboracao de um questionario a ser utilizado por especialistas e arquivistas durante a selecao, aplicacao e avaliacao de um sistema eletronico de gerenciamento de documentos de arquivo. A historia arquivistica foi visitada como forma de discutir o momento da insercao e utilizacao das tecnologias da informacao em arquivos. Os metodos arquivisticos foram analisados para que se pudesse entender que o surgimento e a utilizacao dos documentos produzidos em meio eletronico nao interferem radicalmente nas praticas arquivisticas. A automacao de arquivos foi discutida em dois momentos: 1- a partir daliteratura em lingua portuguesa mais eminente; e 2- sob a perspectiva de selecao de sistemas eletronicos de gerenciamento de documentos arquivisticos e as etapas do processo de automacao. Por sistema eletronico de gerenciamento de documentos arquivisticos entendeuseuma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivistico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivisticos sofram alteracoes ou que sejam eliminados, exceto em situacoes previamente determinadas; a inclusao de prazos de guarda e controles de seguranca rigorosos; a organizacao eficiente e eficaz da documentacao arquivistica de acordo com as previsoes de um plano de classificacao; a formacao de um repositorio seguro de documentos arquivisticos necessarios para a realizacao das atividades e funcoes das organizacoes; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivisticos produzidos. Os requisitos dispostos na especificacao MoReq foram utilizados como base para a elaboracao do questionario. Realizou-se, assim, um trabalho multidisciplinar com especialistas provenientes da area de arquivologia, ciencia da computacao e de produtores de software que analisaram, avaliaram e propuseram modificacoes no questionario alem de discutirem, atraves de entrevistas, o processo de automacao de arquivos. A multidisciplinaridade, a terminologia, as especificidades da area de arquivologia e de ciencia da computacao e o proprio questionario, como instrumento para auxilio na automacao de arquivos, sao os principais temas discutidos.